01 Responsable del Tratamiento
PsicoRadar S.A.S. (en adelante "PsicoRadar"), empresa domiciliada en Bogotá D.C., Colombia, es el Responsable del Tratamiento de los datos personales recopilados a través de psicoradar.com y la plataforma de software PsicoRadar.
En el marco de los servicios de evaluación de riesgo psicosocial contratados por empresas, PsicoRadar actúa además como Encargado del Tratamiento de los datos de los colaboradores evaluados, siendo la empresa contratante el Responsable del Tratamiento de esos datos.
Datos de contacto del Responsable
02 Marco Legal
Esta Política se fundamenta en la normativa colombiana vigente:
- Ley 1581 de 2012 Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales (Habeas Data)
- Decreto 1377 de 2013 Decreto reglamentario de la Ley 1581
- Decreto 886 de 2014 Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
- Decreto 1072 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo — retención de registros SST
- Resolución 2764 de 2022 Ministerio de Trabajo — Batería de instrumentos de evaluación de riesgo psicosocial
- Ley 1090 de 2006 Código Deontológico y Bioético del Ejercicio de la Psicología
- Ley 527 de 1999 Marco legal del comercio electrónico en Colombia
03 Definiciones
- Titular
- Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Responsable del Tratamiento
- Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos personales.
- Encargado del Tratamiento
- Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
- Tratamiento
- Cualquier operación sobre datos personales: recopilación, almacenamiento, uso, circulación, supresión, entre otras.
- Dato personal
- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible
- Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso puede generar discriminación, incluyendo datos de salud (Art. 5, Ley 1581).
- Autorización
- Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para realizar el Tratamiento de sus datos.
- Aviso de privacidad
- Comunicación verbal o escrita al Titular sobre el Responsable y el Tratamiento antes de recopilar sus datos.
- Base de datos
- Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- SIC
- Superintendencia de Industria y Comercio — autoridad de protección de datos personales en Colombia.
04 Datos que Tratamos
PsicoRadar recopila y trata las siguientes categorías de datos personales según el tipo de usuario:
Empresas y representantes
Datos regulares- Razón social, NIT, actividad económica y dirección
- Nombre, cargo, correo electrónico y teléfono del contacto responsable
- Información del proceso contratado (tipo de servicio, número de colaboradores)
- Datos de facturación y método de pago
Colaboradores evaluados
Datos sensibles — salud- Resultados de la Batería de Riesgo Psicosocial (factores intralaborales, extralaborales y estrés)
- Clasificación de riesgo en cinco niveles por dominio y factor
- Cargo, área, sede y antigüedad (sin datos de identificación personal en informes a la empresa)
- Historia clínica ocupacional bajo custodia del psicólogo responsable
Psicólogas y consultoras
Datos regulares- Nombre, apellido, cédula y tarjeta profesional de psicólogo
- Correo electrónico, teléfono y ciudad
- Datos de plan contratado, créditos y uso de la plataforma
- Datos de facturación y método de pago
Datos de uso de la plataforma
Técnicos- Dirección IP, navegador y dispositivo al momento de acceso
- Registros de auditoría (logs) de acceso, consultas y acciones en la plataforma
- Cookies técnicas necesarias para el funcionamiento del servicio
05 Datos Sensibles
Los resultados de evaluaciones psicosociales son datos sensibles de salud
Conforme al Artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, los datos relativos a la salud son datos sensibles. Los resultados de la Batería de Riesgo Psicosocial revelan el estado de salud mental y psicosocial del colaborador y por tanto tienen esta clasificación.
Protecciones especiales aplicables
- Está generalmente prohibido tratar datos sensibles salvo autorización explícita del Titular (Art. 6, Ley 1581).
- La autorización para tratar datos sensibles debe ser independiente de cualquier otro consentimiento general — no puede incluirse en el contrato de trabajo ni en formularios genéricos.
- El Titular debe ser informado expresamente de que no está obligado a autorizar el tratamiento.
- PsicoRadar solo trata datos psicosociales cuando el colaborador ha firmado una autorización individual, previa y expresa.
Principio de confidencialidad (Resolución 2764 de 2022)
Conforme al Artículo 5 de la Resolución 2764 de 2022 y al Artículo 10 de la Ley 1090 de 2006 (secreto profesional del psicólogo):
- Los instrumentos individuales de evaluación quedan bajo custodia del psicólogo responsable del proceso — nunca en manos de la empresa empleadora.
- La empresa empleadora recibe únicamente informes consolidados y agregados. Nunca accede a los resultados individuales de ningún colaborador.
- Los instrumentos no se adjuntan a la hoja de vida ni al expediente personal del colaborador.
06 Finalidades del Tratamiento
Para empresas clientes
- Prestación del servicio contratado: gestión del proceso de evaluación de riesgo psicosocial y/o clima organizacional.
- Generación y entrega de informes consolidados conforme a la Resolución 2764 de 2022.
- Comunicación sobre el estado del proceso, entregables y soporte.
- Facturación y gestión del cobro del servicio.
- Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.
Para colaboradores evaluados
- Aplicación de la Batería de Riesgo Psicosocial conforme a la Resolución 2764 de 2022.
- Tabulación automática, clasificación de riesgo y generación del plan de intervención.
- Custodia segura de los instrumentos de evaluación bajo la responsabilidad del psicólogo a cargo.
- Almacenamiento del historial auditable para cumplimiento del Decreto 1072 de 2015.
- Elaboración de reportes agregados para la empresa (sin revelar datos individuales).
Para psicólogas y consultoras
- Creación y administración de la cuenta en la plataforma PsicoRadar.
- Gestión de créditos, planes de suscripción y acceso a funciones white-label (Plan Profesional).
- Facturación y registro de pagos.
- Soporte técnico y comunicación sobre actualizaciones de la plataforma.
07 Derechos del Titular
De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo Titular tiene los siguientes derechos sobre sus datos personales:
Conocer, actualizar y rectificar
Derecho a acceder a sus datos, solicitar que sean actualizados si son inexactos o corregir información parcial, incompleta o fragmentada.
Solicitar prueba de autorización
Derecho a que se le presente copia de la autorización que otorgó para el tratamiento de sus datos personales.
Ser informado del uso dado
Derecho a que el Responsable o Encargado le informe, a solicitud, sobre los datos tratados y el uso que se les ha dado.
Presentar quejas ante la SIC
Derecho a recurrir a la Superintendencia de Industria y Comercio por violaciones a la normativa de protección de datos.
Revocar y/o solicitar supresión
Derecho a revocar la autorización y solicitar la supresión de datos cuando el tratamiento no respete principios o derechos constitucionales.
Acceder gratuitamente
Derecho a consultar sus datos personales tratados por PsicoRadar, de forma gratuita, al menos una vez al mes.
Límite al derecho de supresión: Cuando exista una obligación legal o contractual de conservar los datos (p. ej., registros SST por 20 años según Decreto 1072), PsicoRadar podrá rechazar la solicitud de supresión, indicando los fundamentos legales que lo sustentan.
08 Cómo Ejercer tus Derechos
Para ejercer cualquiera de los derechos del Titular, envía una solicitud escrita al correo contacto@psicoradar.com con la siguiente información:
- Nombre completo e identificación del Titular.
- Descripción clara y precisa de los datos sobre los que solicita ejercer el derecho.
- Documentos que sustenten la solicitud (si aplica).
- Dirección de correo electrónico para enviar la respuesta.
| Tipo de solicitud | Plazo de respuesta | Prórroga |
|---|---|---|
| Consulta de datos | 10 días hábiles | 5 días adicionales con aviso previo |
| Reclamo (rectificación, supresión, revocación) | 15 días hábiles | 8 días adicionales con aviso previo |
Si no quedas satisfecho con la respuesta, puedes elevar la queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en www.sic.gov.co.
09 Encargados y Subprocesadores
PsicoRadar puede transmitir datos personales a terceros que actúan como Encargados del Tratamiento bajo su instrucción. Todos estos terceros están vinculados contractualmente a través de acuerdos de tratamiento de datos que exigen el cumplimiento de los deberes del Art. 17 de la Ley 1581 de 2012:
-
Procesadores de pago
Pasarelas de pago para PSE, Nequi, Daviplata y tarjetas — encargados del procesamiento de transacciones. No almacenan datos de evaluación psicosocial.
-
Infraestructura y hosting
Proveedores de servidores y almacenamiento en la nube. Los datos sensibles de colaboradores se almacenan exclusivamente en Colombia.
-
Soporte técnico
Personal de soporte con acceso limitado y auditable para atención de incidencias técnicas.
10 Transferencias Internacionales
PsicoRadar no realiza transferencias internacionales de datos personales sensibles (resultados de evaluaciones psicosociales). Estos datos permanecen almacenados en servidores ubicados en Colombia.
Cualquier transferencia de datos regulares a terceros en el extranjero (p. ej., para funcionalidades de la plataforma) se realizará únicamente a países reconocidos como de nivel adecuado de protección por la Circular SIC 005 de 2017, o bajo las garantías contractuales exigidas por la normativa colombiana.
11 Roles en el Tratamiento de Datos
La Ley 1581 de 2012 define dos roles claros: el Responsable del Tratamiento decide sobre los datos; el Encargado del Tratamiento los procesa en su nombre bajo acuerdo formal (Decreto 1377 de 2013 Art. 25 — admite medios electrónicos según la Ley 527 de 1999). Al registrarte en PsicoRadar aceptas un único acuerdo de servicio que se adapta automáticamente al plan contratado.
La custodia profesional de los instrumentos es distinta: es un deber personal del psicólogo con licencia SST o de la IPS (Ley 1090 Art. 10 + Res. 2764 Art. 5) y no se puede delegar a un software. PsicoRadar respalda ese deber con infraestructura, pero no lo reemplaza.
| Tipo de cliente | Responsable del Tratamiento (Ley 1581) | Rol de PsicoRadar | Retención en plataforma |
|---|---|---|---|
| Empresas (cualquier oferta) | Empresa empleadora | Encargado del Tratamiento | Informes consolidados ≥ 2 años; evidencias SG-SST según Decreto 1072/2015 |
| Psicólogas — Plan Profesional activo | PsicoRadar | Encargado del Tratamiento (cláusulas Pro activas) | Retención garantizada 15 años (Res. 839/2017), incluso tras cancelación |
| Psicólogas — Plan Flexible (PAYG) | La psicóloga/consultora | Proveedor tecnológico | Sin garantía contractual de retención a largo plazo |
En todos los casos, los instrumentos individuales de evaluación quedan bajo custodia profesional del psicólogo responsable del proceso conforme al Art. 5 de la Resolución 2764 de 2022 y al Art. 10 de la Ley 1090 de 2006.
Nota sobre registros SST: El Decreto 1072 de 2015 exige conservar los registros de seguridad y salud en el trabajo (incluyendo evaluaciones de riesgo psicosocial) por un mínimo de 20 años desde la finalización de la relación laboral. PsicoRadar ayuda a las empresas a cumplir este requisito dentro de los límites del plan contratado.
12 Seguridad de la Información
PsicoRadar implementa medidas técnicas y organizacionales proporcionales al nivel de sensibilidad de los datos tratados:
Cifrado en tránsito
SSL/TLS para todas las comunicaciones entre clientes y servidores.
Cifrado en reposo
Datos sensibles almacenados con cifrado de nivel empresarial.
Control de acceso
Autenticación individual con credenciales únicas. Acceso por roles.
Logs de auditoría
Registro de accesos y acciones para trazabilidad y detección de incidentes.
Restricción de acceso individual
La empresa empleadora no puede ver resultados individuales de ningún colaborador.
Plan de respuesta a incidentes
Protocolo para notificar a la SIC y titulares en caso de violación de datos.
13 Conservación de Datos
Los datos personales son conservados durante los plazos mínimos establecidos por ley:
| Categoría de dato | Período de conservación | Base legal |
|---|---|---|
| Datos psicosociales (registros SST) | 20 años desde fin de relación laboral | Decreto 1072 de 2015, Art. 2.2.4.6.13 |
| Autorizaciones de tratamiento | 5 años tras el fin de la relación | Ley 1581 / Decreto 1377 de 2013 |
| Datos de facturación y pagos | 5 años | Estatuto Tributario (Art. 46 E.T.) |
| Datos de contacto (empresa/psicóloga) | Duración de la relación + 5 años | Ley 1581 de 2012 |
| Logs de auditoría / acceso | 3 años | Buenas prácticas / Directrices SIC |
| Instrumentos individuales de evaluación | 20 años (en custodia del psicólogo) | Res. 1995/1999 + Decreto 1072/2015 |
14 Vigencia y Actualizaciones
Esta Política de Privacidad entra en vigencia el 28 de marzo de 2026 (Versión 1.0) y permanece válida hasta que sea sustituida por una versión actualizada.
PsicoRadar se reserva el derecho de actualizar esta Política para reflejar cambios en la normativa colombiana, en los servicios ofrecidos o en las prácticas de tratamiento de datos. Las actualizaciones sustanciales serán notificadas:
- Mediante correo electrónico a los usuarios registrados, con al menos 10 días de anticipación.
- A través de un aviso destacado en el sitio web psicoradar.com.
- La versión y fecha de la Política vigente siempre estará publicada en esta página.
15 Contacto
Para consultas sobre esta Política, para ejercer tus derechos como Titular o para cualquier comunicación relacionada con el tratamiento de tus datos personales:
Aviso legal: Esta Política fue elaborada con base en la normativa colombiana vigente a la fecha de vigencia indicada. PsicoRadar recomienda a sus usuarios consultar un abogado especializado en protección de datos si tienen dudas específicas sobre sus obligaciones legales. Esta Política no constituye asesoría jurídica.